この春、会社に入った娘から、
珍しく相談がありました。
新入社員研修で、
会議のファシリテーションをすることになって、
そのコツを教えて欲しい
ということでした。
そこで私が伝えたのは、
「器」と「中身」の話です。
「器」というのは、
会議の骨格の部分です。
時間が何時間あるのか？
会議のゴールは何か？
どういった進め方をするのか？
いわゆる進行の部分です。
これに対して、
「中身」は文字通り、
会議の議論の内容です。
ここで大事なことは、
「器」と「中身」を分けるということです。
「中身」に入りすぎてしまうと、
議論に夢中になって、
話が脱線してしまったり、
時間配分を間違ったり、
会議の目的を達成できなくなったりします。
会議の参加者は意識しないと、
議論に夢中になります。
そこで、「器」の管理をするのが、
ファシリテーターです。
議論から距離をおいて、
今日のゴールに向かっているのか？
参加者が理解できているか？
時間内に収まるか？を考えます。
そのため、できれば、
メンバーの特性を把握しておくことが
大事になります。
参加メンバーで、
誰が口火を切るのか？
話が脱線しそうな人が誰なのか？
意見を言わなそうな人は誰か？
この議論の内容に詳しいのは誰か？
そんなことが分かっていると、
会議の流れを作りやすくなります。
人と人は違うので、
議論がかみ合わないのは当然です。
できるだけ早い時点で、
お互いの前提のズレを修正して、
同じ前提で議論ができるようにするのが
ポイントです。
そのためには、
まず「器」をしっかり整えた上で、
必要に応じて「中身」に踏み込み、
議論をかき混ぜることも大切です。
議論が活性化してきたら、
「中身」から距離を置いて、
「器」のデザインを調整します。
「器」のデザインというのは、
時間配分です。
このまま、議論を続けてもらって、
参加者の合意を取るのに
どのくらいの時間を残しておけばよいのか？
会議のゴールが、
次回までのアクションを考えることであれば、
合意をした上で、
アクションを決める時間も必要になります。
こんな話を娘にしていて、
ふと気づきました。
会社員の時代、
こんなこと、誰にも教わらなかったな・・・
今回、うちの娘は、
私がこういう仕事をしていたから、
教えることができましたが、
そうでなかったら、どうしていたんだろう・・・
娘が私に聞いてくるぐらいだから、
会社も教えていないのだと思います。
上司も知らないかもしれない・・・
会議のやり方もそうですが、
組織の作り方についてはやり方があるのに、
ほとんどの人はそれを学ばずに、
組織を運用しようとします。
上手く行かなくて当然だと思うのです。
娘が言っていましたが、
会議を進めていると、
それぞれがAIで壁打ちを始めて、
それぞれがバラバラのことを
言い出すのだそうです。
そうなると、ますます、
それぞれがバラバラになって、
会議をまとめるのが大変になります。
個々のスキルは上がっても、
組織をまとめるスキルが上がらないと
組織で成果を上げることは
難しいと思います。
ますます、チームビルディングの
知識やスキルが求められるように
なってきていると感じました。
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