話し合いの前に話し合うこと

そろそろ忘年会の時期だと思います。

先日、社員さんと話をしている時に
こんな相談を受けました。

忘年会の話し合いが
なかなか進まないんです！

お話を伺うと、
会社の忘年会を行うのに
いろいろな部署から
実行委員メンバーが指名されて
そのメンバーで
忘年会の内容を考えるのだそうです。

その話し合いが
なかなかまとまらない！
という相談でした。

通常の仕事だと、
部署長がいて、
話の主導権を握っているので
話がまとまるのだと思います。

しかし、
実行委員メンバーだと
いろいろな部署から集まるので、
普段一緒に仕事をしていないし
上下関係もないので、
話がまとまらないのです。

会社も考えて、
メンバーを選んでいると思うので
混乱するのは狙い通りだと思います。

私にアドバイスをしてほしい
ということだったので、
１つだけお伝えしました。

それは・・・

話し合いの前に
話し合いの「やり方」を決めること

話し合いをする場合は、
いきなり内容に入ることが
多いと思います。

どんな余興をやろうか？

だれに乾杯をお願いしようか？

それはそれで大事です。

しかし、それぞれが、
思いついたことを言っているだけで
話がまとまりません。

そもそも、
話を決めるために
話していないので・・・

決めるための
話し合いの「やり方」をしないと
決まるものも決まりません。

では、
決めるための
話し合いの「やり方」って
どういうことなのでしょうか？

具体的に言うと・・・

話し合いは何回するのか？

話し合いの日程をいつにするのか？

1回の話し合いの時間は
何時間にするのか？

議事録は誰がとるのか？

会社に確認することがあった場合
誰が聞くのか？

意見が分かれた時は
どのように決めるのか？

この話し合いで
どこまで決めれば良いのか？

話し合いに参加している人が
共通のイメージを持って
参加できるようにする
ということです。

話し合いが始まってしまうと
話し合いに夢中になって、
何も決まらずに時間だけが
経ってしまう・・・
なんてことが起こります。

そうなる前に
「やり方」を決めておくことが
大事なのです。

あくまでも、
「やり方」ですから、
途中でも変わっても構いません。

大事なことは、
みんなで話し合って決めるという
「ビジョン」を共有することです。

今は話している内容が
どのように決まって、
どのように実施されていくのか？

そのイメージが出来れば、
自分の役割が見えてくると思うのです。

そうすることで
話し合いに役割意識が生まれ、
当事者意識が生まれます。

アイデア出しは
難しいかもしれないけど、
議事録を書くところはやろう！
とか・・・・

全部の打ち合わせに
参加できないかもしれないけど、
みんなに声がけするのは私がやろう！
とか・・・

忘年会の話し合いからだって
組織作りを学ぶことができます。

せっかく幹事をやるのであれば、
普段とは違うやり方をしてみるのも
よいと思います。

今日も最後まで読んでいただいて
ありがとうございます。

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