なぜ、情報共有ができないのか？

先日、お客様の会議に参加していて
会議で決まったことが、
各施設に情報共有されない
ということが問題になっていました。

話し合いがその場限りで
現場に下りていないというのです。

なるほど・・・

情報共有って難しいですからね！

そこで、会議に出席している方に
聞いてみました。

この会議で決まったことを
どのように部下に伝えているのですか？

すると、
そもそも、シフトがあって、
直接会って話すのが難しい
ということでした。

この会社は介護事業をやっていて
決まった休みがないので、
みんなで集まることが難しい
のだそうです。

そのため、
会議の翌日、
その日にいるメンバーに
朝礼で口頭で伝えて、
翌日以降、出勤してきた人に
伝言を頼むのだそうです。

なるほど・・・

これでは伝わらないですよね！

伝言ゲームってやったことがありますか？

列になって並んで情報を伝えていくと
最初と最後で情報が変わってしまう
というゲームです。

この伝言ゲームが
職場で起こっているということです。

では、どうしたらよいのでしょうか？

それは、会議で決まったことを
文字にして共有することです。

そこで、また、参加している方に
質問をしてみました。

会議のメモを取っている方は
いらっしゃいますか？

すると、誰も、
メモを取っていませんでした。

これじゃ、会議をやっても、
決めたことが、
部下に伝わる訳がありません。

管理職クラスの方が
集まっているので、
議事録を取っているのだろう
と思っていたのですが、
誰も取っていませんでした。

そこで、議事録を取るようにして下さい！
というお願いしたのですが、
慣れていないせいか、
議事録が取れないということが
分かりました。

それならばということで
プロジェクターに
私のパソコン画面を映し出しながら
私が議事録を書いて
皆さんに共有することにしました。

会議の後、
ある参加者の方から
話しを聞きながらまとめるって
スゴイですね！と言われました。

いや、慣れだと思うのですが・・・

よく考えたら、
私は毎日ブログを書いているので
考えていることを文字にするのは
比較的得意なのかもしれません・・・

あと、議事録には書き方があって、
それをチームビルディングの師匠
石見さんから教わっている
というのもあるかもしれません。

石見さんが、
議事録の書き方を
動画で解説しているので、
興味のある方は見てみて下さい。

『会議の議事録をわかりやすくまとめる議事録の書き方』

見ていただければ、分かるのですが、
ポイントは、
テーマごとに決まったことを書く
ということです。

当たり前のことだと思われるかも
しれませんが、
議事録を書いてみると分かります。

会議をしていても
決まっていないことが多い
ということに・・・

決まったことを確認しながら
書いていくことも
書き方というか、
会議そのものの進行として
大事なことです。

最近は、
音声ソフトで文字おこしして
議事録にすることもできますが、

AI GIJIROKU

フロントページ

そもそも、
会議の進め方が上手くないと
何も決まっていない議事録ができるだけ
なんてことになりかねません。

会議の進め方も
組織として学習することが大事です。

会議の進め方によって
組織の業績に差が生まれるという
これまた、当たり前の話しですね！

会議の進め方を見直すキッカケに
なればと思います。

今日も最後まで読んでいただき
ありがとうございます。

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