先日、組織のコンサルティングを
している時に、
残業をいかに減らすか？を
テーマに話し合いをしました。
そもそも、どうして残業になるのか？
聞いてみました。
予定していた仕事以外の仕事を
頼まれることで、
予定通りにいかなくなることが
原因だということでした。
なるほど・・・
だとしたら、
予定していた仕事以外の仕事が
なくなれば、残業もなくなるというわけです。
では、予定していた仕事以外の仕事が
なくなるためには、どうすればよいのでしょうか？
皆さんに話し合ってもらったところ、
いかに先を見て仕事をするか？
ということになりました。
急に「明日までやって欲しい！」という仕事は、
実は急に発生した訳ではないとのことです。
だいぶ前から、
やらなくてはいけないことが
分かっていることが多いというのです。
つまり、期日をきちんと管理して、
計画的に仕事を進めていれば、
「急に明日までに」という仕事は
なくなるはずだというのです。
仕事を指示する側が、
どれだけ先を見据えて、
適切なタイミングで依頼できるか？
それが、残業を減らす鍵になるということでした。
ただ、仕事を指示する側も
かなり忙しくて、
前もって指示を出すことが難しい
という意見もありました。
そこで出た結論は、
まず仕事を指示する側が、
とにかく期日を明らかにして、
チームで共有するということでした。
期日が共有されれば、
他のメンバーが
「これは間に合わなそうだ」という仕事を
事前にリストアップして、
早めに動くことができるようになります。
実際にうまくいくかどうかは、
やってみないと分かりません。
それでも、とにかく動いてみることに
なりました。
では、具体的にどのような形で共有するか？
ホワイトボードがいい部署はホワイトボード、
スプレッドシートがいい部署はスプレッドシート、
それぞれの事情に合わせることになりました。
とにかくチーム全員が見られる場所に、
期日を書き出すということを始めることに
なりました。
人間は時間軸を扱うことが苦手です。
目の前にある仕事には、すぐ反応できます。
ところが、未来のことは目に見えないため、
どうしても後回しになってしまいます。
「緊急ではないけれど、重要なこと」が
いつまでも手つかずになってしまうのは、
そのためです。
時間は常に動いています。
しかし、時間そのものは目に見えません。
だからこそ、意識的に「見える化」しなければ、
仕事の流れに時間軸を取り込むことができないのです。
こうして一歩を踏み出すことになりました。
自分たちで決めたことなので、
できると思いますし、やると思います。
自分たちの組織を自分たちでよくする。
これが組織開発だと思っています。
今日も最後まで読んでいただき
ありがとうございます。
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