いつも、お客様と会議をするときに、
意識していることがあります。
それは、会議のデザインです。
打ち合わせは何時間やるのだろう？
今日のゴールは何だろう？
参加者の役割は何だろう？
参加者が何を得られたらよいのだろう？
というような
会議の進め方のイメージです。
イメージをしないまま会議をすると
話を聞いている側が何の話をしているのか？
わからなくなります。
話す方は話したいことが
話せて満足するかもしれませんが、
相手に伝わっていないので、
何も決まらないし、
次のアクションにつながりません。
そうなると、会議は単なる演説になって、
言いたい人が
言いたいことを言うだけの会議になります。
そういう会議をしている限りは、
聞いている側は、
何のためにやるのか？わからないし、
何をしたらよいのか？わからないし、
いつまでにしたらよいのか？もわかりません。
結果として、
話した時間が無駄になります。
無駄になる会議に参加したい
と思う参加者はいないので、
会議が形骸化していきます。
会議が形骸化すると、
決まるものも決まらないので、
それぞれが、自分の判断で動きます。
その結果、
それぞれがよいと思ってやったことが
成果につながらなかったり、
評価されなかったり、
批判されたりして、
メンバーのやる気を失わせます。
会議が機能するように
会議そのものを組み立てる必要があります。
ただ、これが、
なかなか理解してもらえません。
ものすごくわかりやすく言うと、
「器」と「ごはん」です。
会議のデザインが「器」で、
会議で話したいことが「ごはん」です。
会議では、基本的に話したいことを
話すべきだと思います。
ただ、話したいことだけ話すということは、
「器」がないところに
「ごはん」を盛るということです。
「ごはん」は地べたに落ちます。
「器」があれば、
「ごはん」は高く盛れるし、
人に渡したり、
横に置いておくことができます。
つまり、「ごはん」を盛る前に、
「器」を用意しておくことが必要です。
この「器」を用意するというのが、
会議をデザインするということです。
そして、この「器」は1つではありません。
話したいテーマの数だけ「器」が必要です。
さらに大事なのは、
この「器」を参加者で共有する
ということです。
どんな「器」がどれだけあるのか？
がわかっているということです。
それがわかっていれば、
話したい話をいつしたらよいのか？
わかります。
さらに、
会議の時間が決まっている中で、
全部話すとすると、
1つの「器」にどのくらい時間を
かけられるのか？が決まってくるし、
そもそも、すべての「器」の話をする
時間がなければ、
優先順位を決める必要もあります。
そういう意味で、
本来は、会議の前に、
アジェンダを示しておくべきです。
アジェンダというのは、
会議のテーマであり、「器」です。
ということは、
本来、会議の前に、
「器」について整理しておく必要があって、
それをするのは、
会議を主催する人の役割です。
ただ、「器」を整理するには、
参加するメンバーが何を話したいのかを、
事前に聞いておく必要があります。
しかし、参加するメンバーは、
日々忙しくしていて、
「器」について事前に話すことが
難しいと思うので、
私が会議をするときは、
まず、ここ1ヶ月の振り返りをしてもらって、
今回の会議で話し合いたいテーマを
出してもらうようにしています。
テーマが出たら、
それを今回の会議の「器」として
共有することで、
会議のイメージを共有することから
始めるようにしています。
会議で話したいことを話すのはOKです。
しかし、それは、
「器」が決まってから話さないと、
会議が単なる演説で終わって、
成果につながりません。
会議が機能していないと感じているなら、
まずは、参加者が
「器」のイメージを持つようにすることから
始めるとよいと思います。
今日も最後まで読んでいただき
ありがとうございます。
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