業務設計できる組織が生き残る

昨日は、チームビルディングの
勉強会の合宿の2日目でした。

今回のテーマは「事業計画」です。

2日目は何を学んだのか？というと
「業務設計」です。

「業務設計」とは、
業務プロセス全体を細分化して
手順を最適化する仕組みづくりです。

事業計画に、
なぜ、業務設計が必要なのか？

計画を実行に移すには、
誰が、何を、どの順番でやるのかが
決まっていないといけないからです。

昨日のブログでは、
事業計画書の中でも
成長戦略から財務計画までが
大事だと書きましたが、
その中の「実行計画」を
実際に動かすのが業務設計です。

いつもブログに書いていますが、
イメージできないものは、
実現しません。

誰が何をするのかが
イメージできない事業計画は、
実行されないのです。

世の中の事業計画が
絵に描いた餅になるのは、
経営側が、
実行のことを考えて
事業計画を立てていないからです。

一方で、社員側にも、
事業計画を実現するための
業務設計ができていない
という問題があります。

これは、どちらかの問題というより
どっちもどっちの問題で、
両方が歩み寄らない限り、
事業計画は実現しません。

業務設計の進め方は、
①業務の全体像を把握する
②業務の手順を整理する
③情報の流れを把握する
④業務をスリム化する
⑤新しい業務の流れを設計する
の順番です。

ポイントは、業務のスリム化です。

なぜなら、現状でも
現場は業務でいっぱいいっぱいだからです。

その状態で
新しいことを始めようとしても、
今の業務の上に
さらに業務が上乗せされるだけです。

新しいことをやればやるほど、
現場は疲弊していきます。

そうなると、
事業計画を実行するどころか、
今の業務まで回らなくなってしまいます。

だから、業務をスリム化しないと
いけないのですが、
そもそも、業務の全体像が
見えない中で、
スリム化してしまったら、
必要な業務まで削ってしまいかねません。

まずは、
全体像の把握が大事なのですが、
忙しいと、目の前しか見えません。

その結果、
いつまでも無駄がなくならない
ということが起きるのです。

忙しい中で、あえて手を止めて
全体像を把握するのは、
短期的には非効率です。

しかし、
短期の非効率が、
中長期の効率をつくるのです。

ここをやり切るには、
経営者の強い意志が必要です。

社員の皆さんにとっては
大変ですが、
この業務設計をやり切ると
業務と人を切り離すことができます。

あの人がいないと回らない、
という状態がなくなるのです。

それは、属人化を防ぎ、
安心して休める職場を生み出します。

さらに、AIの導入も可能になります。

AIは、業務の構造があって、
初めて機能します。

業務の構造がないまま、
AIに「うちの会社の業務設計をして」と
頼んでも、
AIは、会社の業務を知らないので
答えようがないのです。

それが、多くの会社で
全社的にAIを取り入れることが
できない理由です。

だから、AIの講師を招いて、
研修をしたところで、
個々の業務は楽になるかも
しれませんが、
会社全体の業務効率には
つながらないのです。

AIを使えば、
業務が楽になるのではありません。

業務設計を見直すから、
AIが機能するのです。

AIを全社で活かせるかどうかも、
業務設計できる組織かどうかで
決まるのです。

人の採用が難しくなってきて、
人に頼って業務を回すことが
限界に来ています。

新たな事業計画を実行するのは
難しくなっています。

しかし、実行しなければ
生き残れません。

そう考えると、
業務設計をして、
新しいことにチャレンジできる
余白を生み出せる組織が
生き残れるのです。

今日も最後まで読んでいただき
ありがとうございます。

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