昨日は、パソコンの業務効率化セミナーに
参加してきました。
仕事のモティベーションが下がる要因は
いろいろあるのですが
探しているファイルが見つからない！
ということ
ありませんか？
私、そういうことが多いんです。
ずっと、どうにかならないか？と思っていました。
パソコンの整理の方法って何かあるはずだと・・・
ようやく、昨日、
そのセミナーを受けることができました。
結果は・・・
受講前はフォルダーやショートカットが
カルタのように並んでいました(笑)
しかし、今は、
「ごみ箱」と「仕事」のフォルダーの２つだけ
フォルダーが１つしかないのですぐに取り掛かれます。
自分の好きな世界観で仕事ができると
テンションも上がります。
これって、何をしたのか？というと
「しくみ」を変えました。
このブログで、何度も紹介していますが
組織の成果＝「人」×「しくみ」×「関係性」
です。
私は妻にはバックオフィス的なことを
お願いをしています。
ここで、問題になるのが「効き脳」です。
２人の効き脳を合わせるとこうなります。
効き脳についてはこちらにご覧下さい。
2人の間に起こりうる問題は
2人の「効き」の差である「B」に
関係するものです。
「B」に関係する問題とは何でしょう？
「整理整頓」です。
私が妻に仕事をお願いするときに起こる問題は
「そのファイルはどこにあるのか？」
私は自分の感覚でやっているので、
説明はできますが
妻とは「効き脳」が違うので
その感覚は妻には伝わりません。
なぜならば、人は「脳（効き脳）」を通して
ものごとをとらえるからです。
図にするとこんな感じです。
私が妻に請求書の作成を依頼したとすると
妻はこう考えるはずです。
①現状の状況に対して、
（請求書を作るように言われた）
②認知した状況で
（Excelで作っていると聞いた）
③意味づけを行い
（請求書は会社ごとに保管するべきものと判断し）
④推測し、
（会社のごとのフォルダーの中に
Excel データがあるに違いないと推測し）
⑤結論を出し
（そうに違いないと判断し）
⑥行動する
（会社ごとのフォルダーを探しに行く）
ここで、妻と私の違いは、
「意味づけ」のところです。
妻は、「B（計画的）」が強いので
「会社ごとに整理されている」
と考えたのだと思います。
私は、「A（論理的）」が強いので
「効率を考えて、請求書は一か所にまとめる」
と考えます。
そのため
請求書のファイルは
「請求書」というフォルダーにあります。
そもそも、この時点でズレてしますと
違う行動をとることになります。
このズレを調整するのが「しくみ」です
そのため、この「しくみ」は
だれが見てもわかる必要があります。
今回、学んだことで秀逸だったのは、
「パソコンの中に会社を作る」
ということでした。
請求書は経理の仕事！
「00仕事」→「04管理」→「02経理」→「03請求書」
プロフィールの資料は
「00仕事」→「01営業」→「01打ち合わせ」→「01初回訪問」
という順番でフォルダーをたどって行けば、
必要なデータにたどり着きます。
（ちなみ番号は仕事の順番です。）
この考え方をパソコンの中で徹底します。
すると、私があまり説明しなくても
妻は必要なフォルダーにたどり着けるようになります。
「しくみ」化というのは、
ただ「しくみ」にすればよいのではなくて
使う人が理解できる「しくみ」にしないと
意味がありません。
組織の成果＝「人」×「しくみ」×「関係性」
「しくみ」を作っても成果が出ないというのは
その組織にいる「人」を基本に考えていない
ということがその理由だということが多いのです。
こうすることで、仕事が円滑に進み！
夫婦円満！となるわけです。
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