ふわっとしたまま終わらせてはいけない

お客様の会議に出ている時に
気を付けていることがあります。

それは、会議を
ふわっとしたまま終わらせない
ということです。

会議でいいことを話していても
それだけでは、何も変わりません。

話したことを
話だけで終わらせずに
アクションに落とし込む必要があります。

アクションに落とし込むというのは、
実際に行動できる状態にする
ということです。

これが意外とできていません。

例えば、ミスが増えてきたから、
以前使っていたチェックリストを使おう！
ということが決まったとします。

しかし、これだけでは、
いつから使うのか？
何に対して使うのか？
誰がチェックするのか？
そもそも、どのチェックリストなのか？
なぜ、チェックリストが必要なのか？
どのようにチェックするのか？
が決まっていません。

つまり、5W1Hの捉え方が
参加者によって、バラバラなのです。

これが、ふわっとした状態です。

全員が「チェックリストを使う」
という同じ言葉を使っているので、
決まった気になってしまいます。

しかし、頭の中に描いているものは
一人ひとり違います。

ふわっとしたまま会議を終わらせると、
いざ、チェックリストを使おうとした時に
さて、どうしよう？という話になって、
間に合わない！
ということが起こります。

だから、会議を
ふわっとしたまま終わらせては
いけないのです。

具体的には、
5W1Hを1つ1つ明確にします。

すると、
チェックリストを使う上での問題点が
出てきます。

例えば、
誰がチェックするのか？を
決めようとすると、
チェックする担当者が、
一番忙しい時間帯に
別の業務を抱えていることが
分かったりします。

これは、
会議室で話しているだけでは分からず、
実際に動こうとして
初めて見えてくる問題です。

その問題を、会議の中で
解決しておくことが大事なのです。

そのためには、
ただ5W1Hを聞くのではなく、
実際の場面が
イメージできるように聞くことが
必要です。

イメージができたかどうかを
確認するには、
「どのようにチェックリストを使うのか？」
を参加者の方に、
自分の言葉で言ってもらうのが一番です。

すると、
同じことを言っているつもりでも
微妙に違うことが分かります。

そのズレを
その場で修正して終わる。

このようにふわっとしたまま
終わらせないことが大事だと思っています。

今日も最後まで読んでいただき
ありがとうございます。

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